Bien. Hacer un seguimiento y reporte del trabajo hecho ha sido siempre uno de mis puntos débiles, aunque en los últimos años he entendido la importancia de la organización y de parar a mirar alrededor cada poco tiempo.

Ahí es cuando decidimos lanzar los informes mensuales.

La necesidad: Tenemos que enseñarle a los jefes de verdad lo que estamos haciendo, y no podemos pasar el día enviándoles mensajes tipo “hola hemos hecho este diseño tan chulo”.

Surge, pues, la idea de generar unos informes mensuales con los que podamos justificar nuestras constantes peticiones de cobrar un millón de euros al mes.

Cómo mostrar la información en un informe

Después de mucha investigación y debate, hemos decidido quedarnos con un formato que sea realmente visual y fácilmente editable. Inspirado en los Resúmenes ejecutivos de los planes de negocio, establecemos que lo que necesitamos es un one-pager con imágenes, enlaces y gráficos para poder resumir un mes en un folio.

La herramienta para crearlos

Tras probar muchos (muchos) programas de creación de informes, la triste realidad es que lo que mejor se ajusta a nuestras necesidades (visual, rápido y gratis) es una hoja de Google Slides en formato A4.

Keep it simple

Lo bueno de usar esta herramienta es que todo el mundo en el departamento puede acceder e incluir su parte. Así, tenemos acceso continuo y conjunto a un documento del que todos podemos ser parte. Dar el salto a Illustrator o Indesign levantaba muros totalmente innecesarios, y utilizar una herramienta de generación “asistida” aumentaba la pendiente de aprendizaje para unos resultados muy parecidos en tiempo y diseño.

Qué contenido añadir en un informe

En nuestro caso, la elección del contenido depende directamente de la actividad realizada en el período.

Sin embargo, mantenemos siempre una estructura estable que se identifica con las líneas funcionales del departamento (proyectos, diseño, Web e IT, novedades generales).

El resultado es un documento en el que destacan rápidamente las acciones acometidas a las que se les otorga mayor importancia, seguidas de todas aquellas otras acciones dignas de mención.

El resultado

Lo veremos en unos meses. O bien cuando estemos todos montados en nuestros respectivos yates o mientras buscamos trabajo porque nos han despedido por infrarrendimiento.